目前分類:專案管理 (19)

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自2009年3月進到公司,開始接觸到與其它公司不一樣的專案管理
以前待的公司,因有Sales在第一線接觸客戶,PM做的主要是中後半段的專案管理
在這裡沒有Sales,PM要從起案,備案,標案,承案,需求分析,系統分析...
文件撰寫,教育訓練,系統上線,客戶服務,系統驗收,到結案保固,除開發以外的事全包
除PM的角色,也兼Sales,SA,QA,SE的角色,好處就是PM能完全歷練,確實完全掌握專案

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年底到了,一堆案子等著在十二月驗收結案或是起案備案
原本我手上就有四個專案在Run,因上個月同事離職,又接了二個燙手山芋
變成管考,填報,紓壓,海健,爭審,中英文,六個專案擠在這一,二個月要結案
壓力大到不行,加班做到三,四點,在身體上與心理上都是一次考驗

好在每個Team Member都能做好自己的那一部份,並takecare我一部份的工作

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上週接手一個進行到2/3的專案,系統各功能都已開發完成
但因User使用上的落差,讓前PM沒有信心再與客戶繼續下去

我接手後想其原因,應該是PM與客戶互動不足,以致產生溝通不良的問題
因此接手後先找承辦人瞭解此案目前現況,在聽完承辦人的抱怨後,也得到其寶貴的建議

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手上四個案子,其中難度高的二個專案,終於在今天送出交付文件,算是正式結案
雖然在接手之際就一步步紮實做好,挽回顧客信心讓顧客滿意,系統也成功上線正式使用
但在上線後結案前,有著心力憔悴,提不起勁的無力感,總覺得再也撐不下去

想其原因,投入時間過長,無後援部隊,成果不受重視,等等
都是心理建設不足,自我信心軟弱所致

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專案管理三要素:Scope,Schedule,Cost
前二項Scope,Schedule在這半年來大致都已可以掌握
唯獨Cost這個關鍵要素沒有掌握到

三個專案,其中二個重頭到尾完全handle的案子
在即定的時程,人力,及範圍上,都能大致按規劃如期進行完成

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專案管理的內容以性質區分業務面與管理面
業務面從客戶接觸,備案,接案,專案規劃,需求分析,系統分析,程式設計,系統測試,系統上線,到驗收保固,大致上是依專案流程而進行
管理面則是平常不斷的持續發生處理項目,如客戶關係,與專案成員的溝通協調指派管控,與上級的回覆達交等
要完成一個專案,並獲得好的績效表現專案成果,是需要公司及所有專案成員的支持,齊心協力以達成專案目標為使命
 

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專案規劃要預估專案範團,時程及成本
專案範圍確定後,就依各種方法來度量專案規模,再來規劃開發時程及限制成本
 
在軟體專案管理裡,有講到很多種專案規模的度量方式,如:
-程式行數

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進入公司前四個月在專案執行上克服許多困難,成果尚佳
在第六個月在做新專案的規劃上卻撞上一堵無形的牆壁
 
專案執行的內容,是明確的項目,明確的時程,明確的任務執行成員
做好任務的協調分配,預估及避免可能遇到的問題風險,確保專案朝目標前進

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PM除了對外處理好客戶需求,獲得客戶信賴
對內掌握專案範圍,專案時程與專案成本外,還要掌握專案全員的協同情況,加以溝通協調
但遇到能力有問題,態度有問題的Member,除了軟性的溝通協調,硬性的管理壓制
要徹底解決PM與PG間的GAP,唯有PM跳下去掌握開發的技術關鍵
跟PG一樣瞭解技術,但更瞭解專案系統架構,才能正面面對Member的挑戰

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此專案4月初啟動,10月底要結案,至今已過了1/3的時間,仍未取得與客戶的共識
上週接手此案後,我先瞭解此系統需求,功能架構,自己畫出此系統的業務流程圖
在對系統有整體性的瞭解後,分別探訪承辦單位User及業務單位User
純粹從專案的角度來與User討論現況與問題,瞭解User至今對系統規劃有哪些不滿與疑慮

許多專案問題來源都是使用者需求不定,但需求不定的原因點在於未深入且正確的與User溝通

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到公司後第一個專案是全新的案子,
從看RFP,寫Propsal,投標,評選簡報,得標,系統規劃,開發到系統上線,狀況良好
 
第二個專案是即將上線的專案,在上線前三天接手

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緊急接手的專案,上線後二週系統趨於穩定
對於如何處理類似棘手的案子,困難度不在於技術,而在於PM的掌握度
 
1.接手專案後,至上線後二週,PM全時駐點在客戶Site
  每日8:20-17:00 OnSite,用以完全掌握專案狀況,並讓客戶能隨時找到能負責的人以放其心

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某專案要在6/1上線取代舊系統,因故上線前三個工作天由我接手PM,並更換駐點人員
在相關資訊不充足的情況下,要在短時間內完全掌握此一專案並完成上線任務
我進行以下工作準備:

Day-1.瞭解此專案整體架構(由原PM及駐點人員分別口述,一方面節省時間,同時比對資訊落差)
          瞭解系統環境,對專案有整體的概念,做好基礎準備

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The Deadline 最後期限:專案管理101個成功法則
The Deadline: A Novel About Project Management

作者/湯姆‧狄馬克/著
譯者/UMLChina翻譯組
出版社/經濟新潮社

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辛苦忙了一個多月,系統終於正式上線,達到簽約後30天內上線的目標
系統雖然不大,與承辦單位及專案成員同心協力一起努力的成果,獲得很棒的評價
 

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因為前二次拍攝的VCR效果很棒,這次特別安排幫勞委會王主委拍一段政策宣導的簡介
雖然只是短短的五分鐘影片,卻需用最慎重的態度,來安排拍攝工作的進行
 
拍攝過程中,由張導掌鏡,我幫忙打反光板
短短五分鐘的內容,現場前置準備加上實際拍攝,共花了一個半小時

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從專案得標開始,到限時二週拍完二場VCR並後製剪輯,
四週內完成靜態網站並舉辦啟動記者會,這一個月都在與時間競賽
停止休假,日夜趕工,除要求在期限內完成外,並需有高水準的專案產出
在記者會圓滿結束時,確知辛苦付出,成果值得肯定

這次專案團隊陣容堅強,感謝協理,副總,營運長的全力支持,專案成員的共同努力
-秀傳集團投入:國際厚生,厚生基金會,台南市醫院,秀傳醫院

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這次承接的專案,其中要拍攝二段VCR
對我來說是一次全新的體驗,從瞭解拍攝內容
到找導演,攝影師,再與主講老師配合棚內及外景拍攝,後製....行程很趕,卻也十分有趣
 
第一場是在台北,拍張老師基金會執行長-張德聰老師講課內容,

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雖然在資訊軟體界待很久,也做過PM,但都屬中後半段的技術執行層面
真正的從專案無到有,再到整個專案的資源分配,進度管控,成本管理,倒沒完整的經驗
來到新公司,進入專案事業處下的專案業務部擔任專案經理,總算開始接觸到這個領域

這二週,同時進行一個政府標案的備案,及新系統規劃上線的專案
都是限時一週半的時間要完成,讓這方面經驗不足的我壓力大到極點
不過撐過壓力臨界點之後,能力相對的也增進許多,也算能跟的上團隊進度


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