此專案4月初啟動,10月底要結案,至今已過了1/3的時間,仍未取得與客戶的共識
上週接手此案後,我先瞭解此系統需求,功能架構,自己畫出此系統的業務流程圖
在對系統有整體性的瞭解後,分別探訪承辦單位User及業務單位User
純粹從專案的角度來與User討論現況與問題,瞭解User至今對系統規劃有哪些不滿與疑慮

許多專案問題來源都是使用者需求不定,但需求不定的原因點在於未深入且正確的與User溝通
在第一次分別與兩方User討論,傾聽他們的需求及不滿後,我也把握到問題的癥結與解法

首先,除了之前準備好的系統業務流程圖,我到網路上找遍類似的系統,研究別人成熟系統的功能流程
歸納出共通性系統特點,如管理面,業務功能面,統計報表面,資料匯入匯出面等等,整理成一個系統規劃重點表
接著在與開發人員就以上功能需求詳加討論,瞭解之前規劃與此新規劃的差異性與可行性
再來就是就可行的部份,與開發人員討論出具體的系統開發進度與上線,結案時間

有了(系統業務流程圖),(系統規劃重點表),(時程進度表),整個專案的範圍及時程也就完善
完善的專案管理有三要素-Scrope,Schedule,Cost(外加品質,但品質是靠前2S及PM的積極性造就的)

接手此案一週後,有以上具體充份的準備與規劃後,今日我再找之前PM搞不定的承辦單位使用者
就以上準備內容詳細討論了二小時,離開時,User跟我講:你準備的很充足,很有心,這樣我就放心多了

 

從上一個接手即將上線的專案,到此案,我覺得愈是難搞的User,愈是要用心,盡力去做好準備與主動溝通
努力與用心的破冰之後,換來的是User百分百的肯定與信賴
通常這類的使用者都是KeyUser,對專案的成敗及未來與該單位的長久合作都是重要關鍵

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